Personuppgiftspolicy

Från och med den 25 maj 2018 gäller EU-förordningen GDPR (General Data Protection Regulation). Fastighetsgruppen i Malmö värnar om den personliga integriteten och det är viktigt att du har förtroende för att vi hanterar dina personuppgifter enligt de nya bestämmelserna. Därför har vi tagit fram följande personuppgiftspolicy.
Personuppgiftsansvarig
Fastighetsgruppen i Malmö är en sammanslutning av enskilda firmor som bedriver verksamhet i gemensam regi. Personuppgiftsansvarig är firmatecknare för respektive enskild firma.

Euroway Airline (org.nummer 660704-5538) tecknas av Magnus Oskarsson.
FÖRVALTNINGSFIRMA FASTIGHETSGRUPPEN ULF MAGNUSSON (org.nummer 350517-4510) tecknas av Ulf Eljhammar.
MATTSSON, EVA (org.nummer 640813-2402) tecknas av Eva Mattsson.
Ulf Magnusson för Bornholm 3 (org.nummer 662002-8552) tecknas av Ulf Eljhammar och / eller Eva Mattsson.

Bostadssökande eller hyresgäst

När du anmäler intresse
För att anmäla intresse av att hyra bostad hos oss fyller du som sökande i formuläret för intresseanmälan på vår hemsida. All information är frivillig att delge och genom att skicka formuläret godkänner du att vi administrerar inskickade personuppgifter. Vi behandlar informationen i syfte att bilda oss en uppfattning av dig som potentiell hyresgäst. Intresseanmälningar sparas i sex månader. Om du önskar avanmäla ditt intresse kan du begära att vi raderar dina uppgifter. I de fall du svarar på en bostadsannons tillämpar vi samma princip som för intresseanmälningar.
När du övervägs för en bostad
När du övervägs som hyresgäst för en bostad hos oss behöver vi behandla flera uppgifter om dig. Då behöver vi till exempel uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten och behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner som du lämnar till oss. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi även behandla de uppgifterna. Detta gör vi för att få en fördjupad bild av dig som potentiell hyresgäst. Vi sparar dina uppgifter så länge de är relevanta och aktuella. Kreditupplysning, uppgifter från inkassobolag och myndigheter som vi samlat in för att godkänna dig som hyresgäst sparar vi inte. Om du blir nekad en lägenhet hos oss på grund av att vi inte kan godta dig som hyresgäst kommer vi dock att bevara dina personuppgifter i tre månader efter avslagsbeslutet. Under hyresförhållandet
När du blir kund hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver.Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana. Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig. Dina personuppgifter kommer också att behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter som du kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag. Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det till exempel förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan till exempel gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system. Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig. Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta. Ett borgensåtagande, beslut om förvaltare eller god man raderar vi två år efter åtagandets eller beslutet har upphört att gälla.
Andrahandsuthyrning, överlåtelse och lägenhetsbyte
Vid ansökan om andrahandsuthyrning, överlåtelse eller byte av din lägenhet behöver vi behandla ytterligare personuppgifter. Det kan exempelvis röra sig om anledningen till andrahandsuthyrning, överlåtelse eller lägenhetsbyte. Dessutom kommer vi behöva administrera personuppgifter rörande tilltänkt andrahandshyresgäst eller tillträdande hyresgäst. Vi har ett berättigat intresse av sådan information för att kunna behandla din ansökan. Dina uppgifter sparas så länge de är relevanta och aktuella. Om en ansökan nekas kommer vi bevara berörda personuppgifter i tre månader efter avslagsbeslutet.

Personuppgifter i samband med felanmälning
När du gör en felanmälning kommer vi att behandla personuppgifter som du uppger i din anmälan. Dina uppgifter sparas så länge de är relevanta och aktuella. Felanmälningar raderas när påtalade problem åtgärdats.
Personuppgifter kopplade till användandet av elektroniska boknings- och passersystem
I de fastigheter där elektroniska boknings- och passersystem används kommer personuppgifter avseende tider för passage genom dörrar och portar samt bokning av faciliteter att behandlas. Syftet med dessa system är att förenkla din boendesituation genom att minimera hanteringen av nycklar. Beskrivna personuppgifter raderas automatiskt efter 30 dagar. När hyresförhållandet är slut Vi kommer att gallra och rensa personuppgifter om dig när du flyttat från din lägenhet men vissa uppgifter måste vi spara i minst två år därefter som till exempel hyresavtalet eller beslut från socialnämnd. Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, till exempel betalningar, kommer vi att spara i sju år inklusive innevarande år.

Affärspartner

Vilka omfattas?
GDPR omfattar inte juridiska personer. Däremot gäller lagstiftningen för enskilda näringsidkare samt för personer som i sin yrkesroll agerar åt en juridisk person, t.ex. ett AB.
Vilken information hanteras och vem får ta del av den?
Vid en affärsrelation kommer vi att behandla personuppgifter rörande exempelvis namn och kontaktuppgifter till företagsrepresentanter och enskilda näringsidkare. Det gör vi för att underlätta vårt samarbete. Under vissa omständigheter kan det vara aktuellt att inhämta referenser och kreditinformation. Vi kan även komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan röra sig om exempelvis redovisnings- eller IT-konsult. Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU/EES, säkerställer vi att sådan överföring är laglig. Vi sparar dina uppgifter så länge de är relevanta och aktuella. Kreditupplysning, uppgifter från inkassobolag och myndigheter som vi samlat in sparar vi inte. Vid avslutad affärsrelation kan du begära att vi raderar dina uppgifter. Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, till exempel betalningar, kommer vi dock att spara i sju år inklusive innevarande år.

Arbetssökande

Vilken information hanteras och vem får ta del av den?
När du ansöker om en tjänst eller praktikplats hos oss kommer vi att behandla personuppgifter rörande exempelvis namn, kontaktuppgifter meriter och tidigare erfarenheter. Under vissa omständigheter kan det vara aktuellt att inhämta referenser. Vi kan även komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan röra sig om exempelvis rekryteringskonsult. Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU/EES, säkerställer vi att sådan överföring är laglig. Dina uppgifter kommer att sparas i max två år efter att tjänsten tillsatts. Detta för att kunna bemöta eventuell överklagan avseende diskriminering i samband med rekrytering i enlighet med gällande lagstiftning.

Dina rättigheter

Om du inte vill att dina personuppgifter ska behandlas för marknadsföringsändamål kan du när som helst meddela oss detta. Du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi hanterar om dig, ett registerutdrag. Du har också rätt att få felaktiga uppgifter rättade. Du har också rätt att kräva att vi begränsar vår behandling av dina personuppgifter om du till exempel anser att de inte är korrekta. Du har rätt att få dina personuppgifter överförda till ett annat företag (dataportabilitet). Du har också rätt att klaga på hur vi behandlar dina personuppgifter till oss och till tillsynsmyndigheten, Datainspektionen. Det kan du göra om du tycker att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsörordningen.

Uppdatering av policyn

Fastighetsgruppen i Malmö förbehåller sig rätten att uppdatera och ändra denna policy. Vid betydande förändringar kommer berörda att meddelas på lämpligt vis.

Frågor

Har du frågor kring policyn är du välkommen att kontakta oss per telefon 040-912000 eller mail e-mail@fastighetsgruppen.nu.